Par résolution du Conseil d'administration de novembre 2003, le secrétariat permanent du Réseau mère-enfant de la Francophonie est assuré par l'équipe de coordination du CHU Sainte-Justine. Sous l'autorité du Conseil d'administration, le secrétariat permanent a la responsabilité de :
- Participer à la rédaction des demandes de financement pour les projets proposés par le Comité scientifique, pour les projets non médicaux du RMEF et pour assurer son propre fonctionnement;
- Donner les avis de convocation et préparer les réunions du Conseil d'administration et du Comité des coordonnateurs;
- Rédiger les procès-verbaux des séances du Conseil d'administration et des réunions du Comité des coordonnateurs;
- Proposer au Conseil d'administration le budget annuel du Réseau mère-enfant de la Francophonie, et tenir une comptabilité précise de l'utilisation des ressources du Réseau mère-enfant de la Francophonie;
- Maintenir à jour la liste détaillée des membres de chaque groupe de travail avec leurs coordonnées électroniques;
- Coordonner et réaliser les activités nécessaires aux communications internes du Réseau (exemple : bulletin du réseau);
- Assurer la gestion du site Web du RMEF;
- Assurer la promotion du Réseau, en collaboration avec le Comité des coordonnateurs;
- Préparer la documentation requise pour les différentes activités de représentation du Réseau;
- Soutenir, sur le plan administratif, l'équipe chargée d'organiser le colloque annuel;
- Produire la déclaration annuelle au Registraire des entreprises (Québec), ainsi que toute déclaration requise;
- Produire le rapport annuel du Réseau mère-enfant de la Francophonie. Ce rapport fait notamment état du fonctionnement et des résultats obtenus par le Réseau, ainsi que de ses états financiers.
